Secrétariat Technique Construction & Finance

 

SERVICES ADMINISTRATIFS &  FINANCIERS :

 

 

  • COURRIERS IN (entrants) :

 

  • Gestion de vos courriers entrants :

- Vos courriers simples

- Vos assurances

- Vos courriers de l’ONSS, Précompte professionnel, Précompte Immobilier, Impôt, …

- Vos factures fournisseurs

- …etc….

  Avec classement immédiat

 

  •   COURRIERS OUT (sortants) :

 

  •   Transcription de tous vos documents audio ou autres :

- courriers simples

- rapports d’expertise

- rapports de réunions

- tous types de rapport

- états des lieux,

- devis

- avec mise en page et/ou insertions photos et/ou tableau Excel

- Envoi par courrier simple, recommandé ou par mail

  •   Elaboration, rédaction et mise en page de tous types de documents
  •   Réalisation / mise à jour de tableaux Excel

 

  • ASSURANCES

 

  •   Tableau récapitulatif des assurances en cours
  •   Déclaration des sinistres
  •   Suivi des indemnités d’assurances à recevoir jusqu’à l’obtention.

 

  •   FINANCES

 

  •   Factures clients / Maître d’Ouvrage / RW  avec tableau des suivis de paiement :

- Etablir les factures simples

- Etablir les factures avec états d’honoraires / décomptes  pour Ingénieur, Architecte, Géomètre, Expert, …

- Marché public :

  •  Etablir les décomptes Région Wallonne (D1 -> D11)
  •  Calcul de révision
  •  Etat d’avancement
  •  Déclaration de créance

- Elaboration d’un échéancier de factures à recevoir

 

  •   Factures fournisseurs / ONSS / PP / Taxes diverses / …

- Contrôle des factures par rapport aux commandes / contrats avec contestation s’il y a lieu

- Réagir immédiatement aux courriers de l’ONSS, SPF, ….

- Etablissement d’un échéancier des factures fournisseurs à payer

 

  •   Etablissement d’un tableau de bord

- Pour une bonne visualisation de votre capacité de financement (entrée / dépense) de votre société

- Préparation des virements à signer

 

  •   Récupération de créance / retenues sur factures

- Récupération des retenues sur factures ou cautionnement lors chantiers

- Récupération des montants des factures impayées

- Suivi des paiements clients et relance des impayés avec tableau de suivi

- Procédure en cas de non-paiement suite aux rappels envoyés

- Calcul des intérêts de retard

 

  •   Vieux Stock invendus

- Relevé de votre vieux stock + mise en vente pour renflouer vos comptes et faire de la place dans votre stock

 

  •   Comptable :

- Préparation et passation de vos documents financiers vers votre comptable pour la déclaration TVA/AER

- Analyse des pièces à remettre et obtention des documents manquants

- Contrôle et nettoyage de votre historique comptable

- Préparation de dossiers pour demande d’emprunt

 

  •   Société mise en liquidation

- Gestion des fournisseurs et de leurs avocats et/ou huissiers

- Etablissement d’états d’avancement de l’avancement de la liquidation

- Relevé des stocks

- Vente des stocks

- Reportage photographique

 

 

AUTRES SERVICES :

 

 

  •   LITIGES :

 

- Traitement et gestion courriers litigieux : clients mécontents, rappels avec menaces, huissiers, avocat, ONSS, SPF, SPW, ….

- Préparation de dossiers pour remise à l’avocat

- Réponse à un courrier d’avocat/huissier ou autre dossiers litigieux

- Préparation de projet de conclusions pour avocat avec constitution des pièces

- Préparation des sommes estimées à réclamer sur base de pièces

- Autre assistance juridique, dossier litigieux.

 

 

  •   POUR SOCIETES EXISTANTES :

 

- Remise à jour de votre administration

- Remise à jour de votre facturation de vente

- Remise à jour de votre facturier d’achat

- Remise à jour de vos devis avec relance

- Remise à jour de vos tableaux de prix, listings clients, fournisseurs, …

 

  •   AUTRES :

 

- Mise à jour de vos bases de données

- Archivages

- Elaboration d’un plan financier pour création d’entreprise

- Mise en place de votre administration

- Elaboration, rédaction et mise en page de tous types de documents

- Réalisation / mise à jour de tableaux Excel

- Conversion de documents en PDF

- Autres travaux de bureau

- Coaching de votre secrétaire

- Conseil en classement

- Remise à jour de votre système de classement

- Création de dossier spécifique : Demande de prime, de remboursement, d’agréation, ….

- Elaboration de tous types de contrats, baux, devis, ….etc, …

- Télé travail de tout type

- Ou autre type de prestations sur demande ...

 

 

  •   AVANTAGES :

 

  •   Gestion suivie de vos courriers entrants par une professionnelle de l’administration
  •   Vous avez une vision globale à tout instant de votre administration
  •   Vous avez un visuel quotidien de vos courriers avec les actions faites
  •   Vous avez un visuel de vos factures ouvertes, factures à payer, …
  •   Travail avec du matériel professionnel
  •   Connaissance Word, Excel, outlook, …
  •   En cas de dossier urgent : possibilité de prestation le soir, le samedi ou les jours fériés
  •   Pas besoin de gérer votre secrétaire ou de la surveiller
  •   Pas besoin d’un bureau à aménager pour votre secrétariat
  •   Pas besoin d’achat de matériel de bureau spécifique ou achat de fourniture de bureau
  •   Pas d’absence pour cause de maladie, bouchon sur la route, certificat, jour de récupération, …
  •   Pas de gestion de personnel pour cette secrétaire, pas de paiement ONSS, pas de13ème mois, pas d’éco-chèques, .…

 

 

 
  •   TARIF :
 
  •   Pour le secrétariat à distance :
- Forfait mensuel en fonction du nombre de courriers à gérer
- Tarif pour les accessoires utilisés pour les besoins de vos prestations
 
  •   Autres prestations : tarif en fonction de vos demandes

 

 

  •   Confidentialité absolue et discrétion assurée

 

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